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　　现代企业文秘工作的特征及工作方法研究

　　现代社会的发展和企业竞争的加剧，使得文秘工作的重要性凸显出来，企业领导和管理者也都提高了对文秘工作的重视，文秘工作已经演变成为企业参与管理的特殊手段，一般来说，文秘的角色定位是辅助功能，帮助企业领导进行日常事务的处理，但现代社会中，文秘除了要完成本部门工作之外，还需要做好与其他部门之间的沟通工作，构建完善的人际关系网络。如何有效地完善文秘工作则是现阶段文秘工作进一步研究的问题。

　　一、现代企业文秘工作特征

　　(一)从属性。从属性作为现代企业文秘工作的根本特征，也就是说文秘工作是需要紧紧围绕企业领导的活动开展的，企业领导工作涉及的范围，也就代表着文秘工作者需要延伸的范围。例如，企业领导需要召开会议，文秘工作者就要整理好会议的各项事务。

　　(二)被动性。现代企业文秘的所有工作都是将领导的需求作为中心和导向的，受企业领导活动支配和制约较为明显，此外，文秘工作还负责进行其他日常事务的处理工作，更要学会应对突发事件，文秘工作本身存在较大的被动性。

　　(三)职业性。伴随着现代企业制度的建设和不断的完善，让现代企业文秘工作活动领域也在不断的扩展，内务与外务的有机融合，传统与现代的相互冲击，也使得文秘工作的职业化特征表现的越发明显。

　　(四)综合性。由于企业文秘工作本身涉及的方面较广，并在整个企业中承担着沟通上下，联系左右的桥梁作用，此外，文秘工作人员还在企业决策、市场调研以及企业文化建设等多项工作上发挥着重要作用，这也充分表现出了文秘工作的综合性特征。

　　二、现代企业文秘工作方法分析

　　(一)提升现代企业文秘服务意识。企业文秘工作第一步要做的就是为企业领导服务，在为企业领导服务过程中要始终坚持高效率和全过程的原则，提高企业文秘工作的效率。全过程原则主要是要求文秘工作人员要将企业领导的意图和决策全面、准确和详细地传达给员工，并将员工的实施情况仔细、真实地向领导汇报，让企业领导能够全方位地掌握和了解员工的实施状况，为今后企业各项决策奠定良好的基础。高效率原则主要是企业文秘工作者工作的过程中，除了要确保工作的质量还需要保证工作开展的效率，确保企业各项工作得到有效的实施。

　　企业的文秘工作者需要完善自身所在部门的服务工作，文秘工作者作为连接企业领导和员工，以及企业内部各部门之间的一个重要纽带，在整个企业和企业办公室中发挥着积极的作用，完善现代企业文秘工作，需要调动文秘工作者的主观能动性，富有创造性地开展各项工作。

　　最后就是要求现代企业文秘工作人员服务好企业内部员工，文秘工作人员作为企业领导面向员工的窗口，所以在工作开展过程中，需要文秘工作人员注重自身形象，并耐心地解答企业员工在工作中遇到的各类问题，真正实现企业员工反映问题的渠道是通畅的，大大提升企业员工对文秘工作的满意程度。

　　(二)提升现代企业文秘的文字表达和演讲能力。文字表达能力主要体现在以下几个方面：首先是文字综合能力，帮助企业领导写讲话稿、制定工作计划以及总结各类文件是文秘要写的第一稿。材料需要写得实、写的精，绝对不能杂乱无章和没有逻辑性，此外，还需要企业文秘具备小到收据借条、表扬信、悼词，中到讲话稿、解说词、日常应用文，大到法律文书、合同等写作能力，这样能够确保企业紧急情况发生时能够应付。除了要求文秘工作者具备一定的书写技能外，还需要文秘工作者能够具有一定的演讲能力，能够运用流畅的语言进行各种事物的应对和处理。

　　(三)提高现代企业文秘的随机应变能力。文秘工作人员是在领导身边，与领导接触最为频繁的工作者，在与领导接触过程中会发生各种事情，因此，需要文秘工作具备灵活多变的能力，例如，在客人接待、食宿安排、会议安排、场地布置等一系列工作中，都需要文秘工作者能够办理得妥妥当当，减少和避免问题的出现。

　　现代企业文秘工作是企业发展过程中的需求，健全现代企业文秘工作者自身工作方法和工作思路，运用全新的事业去看待和处理新时期文秘工作，积极有效地应对现代企业领导的工作需求，顺应新时代下企业的发展需求，提升自身的服务意识、文字处理能力以及随机应变能力，高效率和高标准的完善自身的文秘工作，带动现代企业各项工作的顺利有序开展。

　　关于高职院校文秘专业综合实训室建设的思考

　　随着现代社会的高速发展，对秘书素质和能力的要求发生了巨大的变化，秘书人员应具有较高的写作能力、较丰富的各方面知识和从事秘书专业工作的技能。文秘专业的实践性、综合应用性决定了文秘专业实践教学的突出地位。因此，文秘专业校内实训室建设显得尤为重要。

　　一、文秘综合实训室建设的必要性

　　1.适用高等职业教育发展的需要

　　实习实训基地建设是高职院校基础能力建设的核心之一。我国指导高等职业教育发展的纲领性文件《教育部关于全面提高高等职业教育教学质量的若干意见》(教高〔2006〕16号)明确指出：人才培养模式改革的重点是教学过程的实践性、开放性和职业性，实验、实训、实习是三个关键环节。同时又指出： 加强实训、实习基地建设是高等职业院校改善办学条件、彰显办学特色、提高教学质量的重点。

　　2.有利于学生职业能力的提高

　　文秘专业长期以来被看作容易学，容易教，容易办的专业，有一间教室，几本书，几个教师就可以了，被称之为廉价专业。因此也成了许多学校争相创办的专业之一。但是由于专业之间的竞争，市场就业压力与日俱增，文秘专业毕业生要找到工作日益困难。这些因素就促成文秘专业的课程建设必须加快步伐，教学方式方法必须及时改进。为了提高学生的职业能力，许多高职院校由过去的依靠行业办学，转为校企合作、顶岗实习等形式来加强学生的实践能力的培养，但文秘专业由于其工作的特殊性，如岗位的分散性，工作的保秘性等，在校外很难找到集中有效的实训基地，只能依靠校内实训室来解决实训问题。在实训教学中，以教师为主导，充分发挥学生的主体作用，使学习环境情境化，书本知识具象化，从而实现学习职场化，最终达到知识和实践的对接，使学生对职业生涯既有理论层次上的把握，又有实践层面上的体会，通过实训室的做，实现当前教学与未来工作的无缝对接。

　　3.有利于师资队伍的建设

　　目前我国的高职院校大部分是由原来中专升格而来，师资队伍存在先天的不足，主要是教学型师资，相关社会工作，尤其是企业工作经验不足，集中表现为双师型教师紧缺。社会上也十分缺乏高级秘书，供不应求将是长期存在的现实。因此，建设文秘综合实训室，强化内部造血功能，打通自我培养通道，是解决当务之急而且行之有效的重要手段。

　　4.有利于学生团队精神的培养

　　传统文秘专业教学基本上是采用学生听课，做笔记，做练习，考试等方式完成任务的，因而没有注意到团队精神的培养，而实际工作中，文秘工作人员必须具备极强的团队协作精神，如来访的接待、会务的组织、材料的撰写、文件的办理等都不是单个人能够完成的。而基于任务导向的实训目标是共同完成一项或多项任务，因此，文秘人员的团队精神可通过实训来解决，这样，有利于文秘专业优势的凸显。

　　二、文秘综合实训室建设的可行性

　　在各高职院校中，文秘专业教师都能担当《秘书实务》、《秘书礼仪》、《秘书写作》、《档案管理》、《会展策划》、《办公自动化》等课程的实践教学任务，主要实训内容有熟悉办公文秘工作的流程，办公文档的收集、整理、立案、归档、保存训练，办文、办事、办会的能力训练，会议管理、事务管理、文书拟写与处理等项目的训练，办公设备、办公软硬件操作训练，会议模拟、商务谈判模拟、签字仪式模拟训练等。通过实训，使学生熟练掌握文秘日常工作事务以及办公室专项工作的工作流程，培养学生的实际操作能力，为学生以后从事文秘类工作打下坚实的基础，也会极大的改善目前我校文秘专业学生缺乏教学实践环境的局限性，提高教学效果的同时培养出更多社会所需求的高水平秘书人才。

　　三、文秘综合实训室及设备配置

　　1.实训室三间。

　　一间为模拟会议室，一间为办公自动化设备实训室，一间为学生办公自动化实训室。

　　2.配置办公硬件设施。 模拟会议室：主要提供投影机1台，电脑主机1台，音箱2个，桌椅若干。

　　办公自动化设备实训室：主要提供数码照相机、扫描仪、打印机、复印机、传真机、碎

　　纸机、摄像机、电话等实训设备，符合现代化、信息化办公的要求。

　　学生办公自动化实训室：主要提供投影机1台、电脑主机1台、计算机50台。

　　文秘综合实训室的各个房间内均装修良好，安装防静电地板、漏电保护设备、稳压电源、报警器等安全防范设施和空调，并安装计算机局域网。模拟会议室要有桌子、椅子、茶几、茶具、饮水机、盆景、壁挂等等，办公自动化设备实训室要有桌子、椅子、档案柜等必备办公用品。

　　3.人员配备。

　　总之，我们不断发展的高等教育事业，面临着前所未有的机遇与挑战，在教育改革创新的时代，我们要牢牢把握教育观念的改革，促进专业理论和实验教学的密切结合。现代文秘综合实训室为教师获取教学资源，为学生协同学习提供了有效途径。展望未来，在文秘综合实训室中，学生的学习方式将会发生根本性的变革，每个学生可以根据自身的兴趣和实际需求，实现信息的获得和处理，充分激发学生自主学习积极性和创造性，学生在情景模拟、案例操作过程中，通过小组讨论和团队合作方式，轻松愉快地完成办文、办会、办事等一系列秘书工作流程，将很好地锻炼和培养秘书职业所需要的综合素质与职业能力，从而提升文秘专业学生的职业竞争力。毋庸置疑，文秘综合实训室的建立是高校教师提高管理水平、工作效率、改善教学质量的有力手段，是培养学生综合素质和技能，促进大学生就业，提高就业率的有效措施之一。